São mantidos registros de assuntos como a distribuição de renda por sociedades, fundos fiduciários ou espólios, e o pagamento de honorários, juros, dividendos e outras quantias que excedam um determinado valor mínimo. Particularmente importantes são as declarações de valores pagos a título de salários e vencimentos, que constituem a maior parte da base de cálculo do imposto de renda para pessoas físicas na maioria dos países; essas declarações são apresentadas como parte do sistema de retenção na fonte (retenção na fonte).
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No caso de uma cobrança anual, como o imposto de renda, uma declaração deve ser apresentada todos os anos. Em muitos países, porém, indivíduos que, com base na declaração de imposto de renda apresentada anteriormente, aparentam ter uma renda abaixo do limite tributável não precisam apresentar uma nova declaração anualmente (essa facilidade está sujeita a revisão a qualquer momento). Como não é fácil para algumas categorias de contribuintes determinar o valor exato de sua renda líquida profissional, a administração tributária frequentemente firma acordos com associações profissionais, fixando uma base estimada sobre a qual a renda líquida tributável de seus membros será determinada por um período geralmente superior a um ano; os membros podem então fornecer à administração tributária informações factuais simplificadas (por exemplo, para agricultores, a área de terra cultivada; para trabalhadores rurais, a área de terra tributável).